KURUMSAL POLİTİKA · 2026
Çalışma Politikası ve Organizasyon Anlayışı
Fikirden uygulamaya; güvenli, özenli ve hatırlanmaya değer etkinlikler. Hizmet sunma biçimimizi, kalite standartlarımızı, müşteri ve tedarikçi ilişkilerimizi ve güvenlik yaklaşımımızı burada açıkça paylaşıyoruz.
Politikanın amacı ve kapsamı
Alvora Organizasyon; çocuk ve yetişkin kutlamalarından kurumsal seminerlere, çalışan motivasyon programlarından açılış, şenlik ve özel davetlere kadar farklı ölçekte etkinlikler planlar ve uygular. Bu politika, sunulan bütün hizmetlerde aynı kalite anlayışının korunmasını amaçlar.
Politika; Alvora çalışanlarını, dönemsel saha personelini, eğitmenleri, sanatçıları, teknik ekipleri, tedarikçileri ve çözüm ortaklarını kapsar. Her proje, müşteriye sunulan teklif, onaylanan kapsam ve imzalanan sözleşme doğrultusunda yürütülür.
Temel yaklaşımımız: Her etkinliği yalnızca tamamlanması gereken bir iş olarak değil; müşterinin, davetlilerin ve markanın yaşayacağı bütünsel bir deneyim olarak ele alırız.
1. Kurumsal kimliğimiz
Misyonumuz
İnsanların ve kurumların önemli anlarını; yaratıcı fikir, doğru planlama, güvenli uygulama ve güçlü koordinasyonla hatırlanmaya değer deneyimlere dönüştürmek.
Vizyonumuz
Ankara’dan başlayarak özel gün ve kurumsal etkinlik yönetiminde; güvenilirliği, yaratıcı yaklaşımı, şeffaf iletişimi ve ölçülebilir hizmet kalitesiyle tercih edilen bir organizasyon markası olmak.
Marka sözümüz
Müşterilerimiz etkinliklerinin tadını çıkarırken, görünmeyen bütün ayrıntıları özenle yönetiriz.
Güven
Verdiğimiz sözü, onaylanan kapsam ve zaman planı içerisinde yerine getirmeyi temel sorumluluğumuz kabul ederiz.
Özen
Küçük bir ev kutlamasına da büyük bir kurumsal etkinliğe de aynı dikkat ve saygıyla yaklaşırız.
Yaratıcılık
Hazır uygulamaları tekrar etmek yerine, ihtiyaca ve kişiye uygun özgün çözümler geliştiririz.
Şeffaflık
Hizmet kapsamını, fiyatları, olası ek maliyetleri ve sorumlulukları açık biçimde paylaşırız.
Güvenlik
Çocukların, davetlilerin, çalışanların ve ekipmanların güvenliğini estetik kaygıların önünde tutarız.
Nezaket
Her müşteri, davetli, çalışan ve tedarikçiyle saygılı, kapsayıcı ve çözüm odaklı iletişim kurarız.
Sürdürülebilirlik
Tek kullanımlık malzemeyi azaltmayı, yeniden kullanılabilir dekorları ve kaynakların verimli kullanımını destekleriz.
3.1 İhtiyacı doğru anlamak
Her proje; etkinliğin amacı, hedef kitlesi, tarih ve mekânı, davetli sayısı, bütçesi, özel hassasiyetleri ve beklenen atmosferi öğrenilerek başlatılır. Müşterinin bilmediği veya karar veremediği konularda seçenek sunulur; müşterinin yerine kontrolsüz varsayım yapılmaz.
3.2 Yazılı kapsam ve şeffaf fiyatlandırma
Sunulacak hizmetler adet, süre, personel, ekipman, kurulum, söküm ve teslim detaylarıyla teklif dosyasında gösterilir. Teklif dışında oluşabilecek ek hizmetler, ilave saatler, ulaşım, mekân veya tedarik maliyetleri müşteri onayı alınmadan uygulanmaz.
3.3 Zamanında ve planlı çalışma
Etkinlik öncesinde görev planı, kurulum çizelgesi, tedarik teslim saatleri ve program akışı hazırlanır. Alvora ekibi, hizmete uygun bir hazırlık payıyla alanda bulunur ve programın zamanında başlaması için gerekli koordinasyonu sağlar.
3.4 Tek iletişim noktası
Her etkinlik için bir proje veya saha sorumlusu belirlenir. Müşteri, farklı tedarikçilerle ayrı ayrı iletişim kurmak yerine ihtiyaçlarını Alvora sorumlusuna iletir. Böylece bilgi kaybı ve görev karmaşası azaltılır.
3.5 Değişiklik yönetimi
Tarih, mekân, katılımcı sayısı, konsept veya hizmet kapsamındaki değişiklikler yazılı olarak kayıt altına alınır. Değişikliğin bütçeye, süreye ve uygulanabilirliğe etkisi müşteriye bildirilir.
3.6 Gizlilik ve mahremiyet
Müşteriye, davetlilere ve kuruma ait iletişim bilgileri, etkinlik planları, bütçeler, görseller ve özel talepler yalnızca hizmetin yürütülmesi amacıyla kullanılır. Paylaşım izni bulunmayan fotoğraf ve videolar tanıtım materyali olarak kullanılmaz.
Kişiye ve kuruma özel tasarım
Konsept; etkinliğin sahibi, yaş grubu, kurum kültürü ve mekân özellikleri dikkate alınarak oluşturulur.
Deneyim odaklılık
Dekorun yanında misafir karşılama, akış, müzik, etkileşim, konfor ve hatıra unsurları birlikte planlanır.
İşlevsel estetik
Güzel görünen ancak geçişi, güvenliği veya etkinliğin kullanımını engelleyen uygulamalardan kaçınılır.
Yaşa ve hedef kitleye uygunluk
Çocuk, genç, yetişkin, çalışan veya aile etkinliklerinde içerik ve iletişim dili hedef kitleye göre düzenlenir.
Ölçeğe uygun çözüm
Küçük butik kutlamalarda gereksiz kalabalık; büyük etkinliklerde ise yetersiz personel ve ekipman oluşturulmaz.
B planı
Açık hava, teknik sistem, personel ve tedarik riskleri için uygulanabilir alternatifler geliştirilir.
✓ Kullanılacak dekor, tekstil, mobilya ve teknik ekipman etkinlik öncesinde kontrol edilir.
✓ Hasarlı, kirli, güvenli olmayan veya görsel bütünlüğü bozan malzeme sahaya gönderilmez.
✓ Personelin görev tanımı, kıyafet standardı, geliş saati ve iletişim sorumluluğu önceden belirlenir.
✓ Kurulum tamamlandığında alan, program başlamadan önce kontrol listesiyle değerlendirilir.
✓ Müşteri tarafından onaylanan tasarımdan zorunlu bir sapma oluşursa en kısa sürede bilgi verilir ve alternatif sunulur.
✓ Etkinlik sırasında oluşan sorunlar, misafir deneyimi etkilenmeden çözülür.
✓ Etkinlik sonunda alan düzenli, temiz ve teslim koşullarına uygun bırakılır.
Çocukların katıldığı etkinliklerde oyun, dekor ve ekipman seçimleri yaş grubuna göre yapılır. Çocukların gözetimi konusunda organizasyon personelinin görevi açıkça tanımlanır; ebeveyn sorumluluğunun yerine geçildiği izlenimi yaratılmaz.
✓ Keskin, kırılabilir, boğulma riski taşıyan küçük parçalar ve açıkta elektrik kabloları çocuk alanlarından uzak tutulur.
✓ Maskot ve animasyon girişleri küçük yaş gruplarında ani korku yaratmayacak şekilde planlanır.
✓ Çocukların alandan ayrılması, teslimi ve fotoğraf-video çekimi konusunda aile ve kurum kurallarına uyulur.
✓ Yüz boyama, atölye ve ikram malzemelerinde uygunluk, hijyen ve alerji bilgileri dikkate alınır.
✓ Mekân kapasitesi, acil çıkışlar, elektrik altyapısı, kablo geçişleri ve ekipman yerleşimi kontrol edilir.
✓ Kontrolsüz piroteknik ürünler, açık alev, yanıcı tozlar ve davetliler için gereksiz risk oluşturan uygulamalar kullanılmaz.
✓ Açık hava etkinliklerinde hava durumu, zemin, gölgelik, yağmur ve rüzgâr koşulları değerlendirilir.
✓ Yeme-içme hizmetlerinde hijyen, saklama koşulları, alerjen bilgisi ve servis süreleri tedarikçiyle teyit edilir.
✓ Gerekli durumlarda ilk yardım, güvenlik, ambulans veya yetkili saha hizmetleri müşteri ve mekânla birlikte planlanır.
Fotoğraf ve video çekimi, teslimi ve tanıtım amacıyla kullanımı birbirinden ayrı süreçlerdir. Alvora, müşterinin ve davetlilerin mahremiyetine saygı gösterir; paylaşım izni bulunmayan içerikleri sosyal medya, web sitesi, portföy veya reklam çalışmalarında kullanmaz.
✓ Çocuk görsellerinde veli veya yetkili kurum onayı aranır.
✓ Kadınlara özel, mahrem veya kapalı etkinliklerde ekip yapısı ve çekim koşulları önceden açıklanır.
✓ Müşteri bilgileri izinsiz biçimde üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
✓ Görsel teslim yöntemi, teslim tarihi ve dosyaların saklama süresi teklif veya sözleşmede belirtilir.
Alvora; hiçbir müşteriye veya davetliye cinsiyet, yaş, engel durumu, dil, köken, inanç, yaşam tarzı ya da sosyal konum üzerinden ayrımcı davranmaz. Etkinlik dili, içerikleri ve oyunları katılımcıları küçük düşürmeyecek, zorlamayacak ve rahatsız etmeyecek şekilde hazırlanır.
Açık iletişim
Sorulara ve değişiklik taleplerine makul sürede dönüş yapmak; önemli kararları yazılı olarak kayıt altına almak.
Doğru temsil
Sunamayacağımız veya güvenli biçimde uygulayamayacağımız hizmetleri vaat etmemek.
Bütçe disiplini
Onay alınmamış ek maliyet yaratmamak ve kapsam değişikliğini fiyat etkisiyle birlikte açıklamak.
Özenli uygulama
Müşterinin etkinliğine, kişisel tercihine, markasına ve misafirlerine saygı göstermek.
Sorun çözme
Aksaklığı gizlemek yerine, etkisini azaltacak çözümü hızlı biçimde üretmek ve gerekli bilgilendirmeyi yapmak.
Teslim sorumluluğu
Onaylanan görsel, rapor veya diğer teslimleri belirlenen format ve sürede sunmak.
✓ Etkinliğe ilişkin tarih, mekân, kişi sayısı ve özel koşulların doğru ve zamanında paylaşılması.
✓ Teklif, tasarım, menü, program ve değişikliklerin belirlenen tarihlerde onaylanması.
✓ Mekân izinleri, bina yönetimi kuralları ve müşteri tarafından sağlanacak altyapının hazır edilmesi.
✓ Ödeme planına ve sözleşmede belirlenen iptal-erteleme hükümlerine uyulması.
✓ Alerji, erişilebilirlik, sağlık, güvenlik veya mahremiyetle ilgili özel durumların önceden bildirilmesi.
✓ Alvora çalışanlarına ve çözüm ortaklarına saygılı ve güvenli bir çalışma ortamı sağlanması.
Alvora; catering, teknik prodüksiyon, mekân, eğitmen, sanatçı, fotoğraf-video, ulaşım ve diğer hizmet sağlayıcılarla kalite, güvenlik, zamanlama ve etik çalışma ilkeleri üzerinden iş birliği kurar.
✓ Hizmet kapsamı ve fiyatı yazılı biçimde teyit edilir.
✓ Tedarikçinin yasal ve mesleki yükümlülüklerini yerine getirmesi beklenir.
✓ Çocuklarla veya hassas gruplarla çalışan ekiplerde uygun davranış ve iletişim standardı aranır.
✓ Sürekli gecikme, düşük kalite, güvensiz uygulama veya müşteriye uygunsuz davranış gösteren tedarikçilerle iş birliği sürdürülmez.
✓ Tedarikçilerin emeğine ve ticari haklarına saygı gösterilir; ödeme ve değişiklikler karşılıklı kayıtla yönetilir.
✓ Etkinliğe temiz, göreve uygun ve marka temsilini destekleyen kıyafetle katılmak.
✓ Davetlilerle nazik, ölçülü ve çözüm odaklı iletişim kurmak.
✓ Görev sırasında izinsiz fotoğraf-video paylaşmamak, alkol veya görev performansını etkileyen madde kullanmamak.
✓ Müşteri, davetli ve ekip arkadaşları hakkında küçümseyici veya ayrımcı ifade kullanmamak.
✓ Sorunları davetlilerin önünde tartışmak yerine saha sorumlusuna iletmek.
✓ Etkinlik alanında güvenlik kurallarına, mekân prosedürlerine ve görev planına uymak.
Alvora, etkinliğin estetik değerini korurken gereksiz tüketimi azaltmayı hedefler. Müşterinin beklentisi ve etkinliğin niteliği uygun olduğunda aşağıdaki uygulamalar tercih edilir:
✓ Yeniden kullanılabilir arka fon, stand, tekstil, servis ve dekor ekipmanları kullanmak.
✓ Tek kullanımlık plastik ve gereksiz baskı malzemelerini azaltmak.
✓ Dijital davetiye, QR kayıt ve çevrim içi bilgilendirme yöntemlerini kullanmak.
✓ Yerel tedarikçi ve mevsimsel ürünleri değerlendirmek.
✓ Katılımcı sayısına uygun ikram planlayarak gıda israfını azaltmak.
✓ Kurulum ve sökümde alanın zarar görmesini önlemek; atıkları düzenli biçimde toplamak.
Etkinlik bittikten sonra hizmet yalnızca sökümle sona ermez. Projenin büyüklüğüne göre kısa bir teslim özeti veya ayrıntılı sonuç raporu hazırlanabilir.
Gerçekleşen kapsam
Onaylanan hizmetlerle sahada gerçekleşen uygulamanın karşılaştırılması.
Katılım ve akış
Davetli sayısı, programın gerçekleşme durumu ve yoğunluk yaşanan noktalar.
Bütçe
Onaylanan bedel, ilave talepler ve varsa bütçe farklarının açıklanması.
Görsel teslim
Fotoğraf, video, kısa içerik ve teslim tarihlerinin kaydı.
Memnuniyet
Müşteri görüşü, katılımcı geri bildirimi ve tekrar çalışma eğilimi.
İyileştirme
Bir sonraki etkinlik için operasyon, kapasite ve içerik önerileri.
Müşteri geri bildirimleri savunma refleksiyle değil, hizmet kalitesini geliştirme fırsatı olarak değerlendirilir. Şikâyet alındığında olayın kapsamı incelenir, ilgili ekip ve tedarikçilerden bilgi alınır, uygulanabilir çözüm ve geri dönüş müşteriye açık biçimde iletilir.
✓ Acil ve güvenlikle ilgili bildirimlere öncelik verilir.
✓ Müşterinin yaşadığı sorun küçümsenmez veya üçüncü kişilerin üzerine kontrolsüz biçimde aktarılmaz.
✓ Haklı hata durumunda telafi, düzeltme veya uygun çözüm seçeneği değerlendirilir.
✓ Tekrarlayan hatalar için süreç, kontrol listesi veya tedarikçi yapısı güncellenir.
Bu politika, Alvora Organizasyon tarafından sunulan bütün hizmetlerde temel çalışma çerçevesi olarak uygulanır. Etkinliğin niteliği, yasal gereklilikler, müşteri beklentileri ve operasyonel deneyimler doğrultusunda belirli aralıklarla gözden geçirilir ve güncellenir.
Alvora’nın çalışma sözü: Planladığımız her etkinlikte; açık iletişim, yazılı kapsam, güvenli uygulama, zamanında koordinasyon ve misafire saygı ilkelerinden ödün vermeyiz.